Il trasloco del proprio ufficio può essere visto come l’inizio di una nuova avventura, ma non certo privo di stress. Tante le faccende a cui stare dietro per poter organizzare tutto nel modo migliore. Ecco allora alcuni consigli su come agire nel modo più appropriato.
Organizzarsi per tempo
In assoluto, la prima regola da seguire per la buona riuscita di un trasloco è organizzarsi per tempo. Fondamentale creare un mansionario e dividere in modo chiaro i ruoli tra i collaboratori. Ognuno si occuperà di organizzare il trasloco della propria postazione. Dovranno essere preparati degli scatoloni e segnati con colore diverso a seconda della loro destinazione. In questo modo, quando le scatole arriveranno nel nuovo ufficio sarà più facile sistemare tutta la documentazione e non si correrà il rischio di non trovare il necessario per mettersi subito al lavoro. Fissare in anticipo la data del trasloco, poi, può aiutare nell’organizzazione del trasferimento di un’attività in una nuova sede. Dovranno essere divisi i compiti e calcolate le tempistiche ideali per arrivare nel nuovo ufficio senza stress.
Cosa portarsi dietro e cosa tralasciare
Prima di traslocare può essere di aiuto effettuare un elenco di tutta la documentazione in archivio. Tutto ciò che non è più sottoposto all’obbligo di conservazione per legge può essere distrutto. Per ridurre l’ingombro e partire più leggeri, una buona idea è quella di digitalizzare la documentazione e archiviarla online. Nel tempo, in ufficio teniamo oggetti che occupano spazio sia fisicamente che mentalmente. Poter partire leggeri darà una marcia in più all’attività stessa.
A chi affidarsi
Una scelta importante da prendere appena si inizia a organizzare il trasloco dell’ufficio è capire se si avrà bisogno di un’azienda di trasporto o se si sarà in grado di traslocare in autonomia. Se il quantitativo di oggetti o faldoni è alto e il tempo a disposizione ridotto, sicuramente affidarsi a dei professionisti può risultare la scelta vincente. In questo caso, basterà occuparsi della preparazione degli scatoloni e successivamente della sistemazione del nuovo ufficio.
Cosa non dimenticare
Quando si decide di cambiare ufficio è importante chiudere tutte le utenze (acqua, luce, gas, telefono, internet). Se si è optato per i pagamenti automatici in banca, bisognerà passare allo sportello della propria filiale per revocare i collegamenti di addebito diretto sul conto corrente.
Chi avvisare
Non bisogna poi dimenticarsi di avvisare tutti i fornitori, clienti e collaboratori esterni del fatto che l’ufficio avrà un nuovo indirizzo. Se non si riesce a raggiungere tutti, ricordarsi di lasciare un cartello, con l’indirizzo della nuova sede, numero di telefono ed email. In questo modo, la nuova sede sarà raggiungibile anche da chi non si ha avuto modo di avvisare.
Per maggiori informazioni contatta Trasporti Traslochi Flora, Vl. Campi Elisi 62 – Trieste (TS). Telefoni +39 324 040 9890 – +39 320 372 00 17.
Oppure visita il sito internet www.floratraslochi.com, e scrivi una mail all’indirizzo preventivi@floratraslochi.it.
